Başvurudan bildiri kitabına kadar tek sistem
Özellikler, bir kongrenin işleyiş sırasına göre sunulmuştur: kayıt, bildiri toplama, hakem değerlendirmesi, kabul ve belgelendirme, program ve yayın. Her aşamanın sistemde nasıl karşılandığı aşağıda açıklanmıştır.
Altı süreç ekseni
Kongre akışını izleyen altı aşama
Aşağıdaki bölümler, bir bilimsel etkinliğin gerçek akışını izler: önce katılımcı kaydı açılır, ardından bildiriler toplanır, hakem değerlendirmesi yürütülür, kabul yazıları ve belgeler üretilir, bilimsel program kurulur ve süreç yayın çıktısıyla tamamlanır. Her aşamada girilen veri sonraki aşamayı besler; aynı bilgi ikinci kez istenmez.
Kayıt ve ödeme
Öğrenci, araştırma görevlisi, öğretim üyesi, dinleyici ve refakatçi için ayrı ücret tarifeleri tanımlanır; erken kayıt tarihleri ve indirim kodları desteklenir. Tahsilat SanalPOS üzerinden yapılır, havale bildirimi ve dekont yükleme seçeneği bulunur. Gelir tablosu anlık olarak izlenir.
Kapsam
Bu eksende sistemin üstlendiği işler
- Çoklu ücret tipi ve erken kayıt tarifesi
- SanalPOS, havale ve dekont akışı
- İndirim kodu ve kurumsal toplu kayıt
- Anlık tahsilat ve iade raporu
Bildiri toplama
Katılımcı, konu alanını ve sunum biçimini seçerek özetini yükler; sistem şablon uyumunu ve karakter sınırını kontrol eder. Çoklu yazar tanımı, sorumlu yazar ataması ve sürüm geçmişi kayıt altındadır. Son teslim tarihi geçtiğinde form kendiliğinden kapanır; uzatma kararı panelden tek işlemle uygulanır.
Kapsam
Bu eksende sistemin üstlendiği işler
- Özet ve tam metin ayrı aşamalarda toplanır
- Şablon, karakter sınırı ve dosya biçimi denetimi
- Sürüm geçmişi ve geri alma
- Konu alanına göre otomatik yönlendirme
Hakem değerlendirme
Değerlendirme çift kör yürütülür: hakem yazarı, yazar hakemi görmez. Bildiriler konu alanına göre uygun hakemlere otomatik dağıtılır, aynı kurumdan gelen eşleşmeler çıkar çatışması denetiminde ayıklanır. Puanlama ölçeği etkinliğe göre tanımlanır; süresi dolan değerlendirmeler için hatırlatma iletileri kendiliğinden gönderilir.
Kapsam
Bu eksende sistemin üstlendiği işler
- Çift kör değerlendirme, kimlik maskeleme
- Çıkar çatışması ve aynı kurum denetimi
- Etkinliğe özgü puanlama ölçeği
- Birleşik hakem raporu, tek PDF
Kabul ve belgelendirme
Kabul mektubu, katılım belgesi, sunum sertifikası ve hakem teşekkür belgesi kurumsal şablonlardan üretilir. Belgeler toplu olarak oluşturulup e-posta ile dağıtılır; katılımcı kendi panelinden de indirebilir. Her belgede doğrulama kodu yer alır.
Kapsam
Bu eksende sistemin üstlendiği işler
- Kabul mektubu ve davet yazısı
- Katılım, sunum ve hakem belgeleri
- Toplu üretim ve e-posta dağıtımı
- Doğrulama kodu ile belge sorgulama
Program oluşturma
Kabul edilen bildiriler oturumlara, oturumlar salon ve saatlere yerleştirilir. Sistem aynı konuşmacının çakışan iki oturuma atanmasını ve salon kapasitesinin aşılmasını engeller. Program çevrim içi yayımlanır; salon veya saat değişikliği katılımcıya anında yansır.
Kapsam
Bu eksende sistemin üstlendiği işler
- Salon, saat ve konuşmacı çakışma denetimi
- Oturum başkanı ve tartışmacı ataması
- Katılımcının kişisel program oluşturması
- Taslak program üzerinden saat talebi
Yayın çıktıları
Kabul edilen bildirilerden özet kitabı veya tam metin kitabı tek işlemle derlenir. Çıktı; kapak, künye sayfası, içindekiler, yazar dizini ve konu dizini ile birlikte gelir ve ISBN başvurusuna hazırdır. Özet ile tam metin ayrı ciltler hâlinde üretilebilir.
Kapsam
Bu eksende sistemin üstlendiği işler
- Özet kitabı ve tam metin kitabı
- Yazar ve konu dizini otomatik üretilir
- ISBN başvurusuna hazır baskı PDF'i
- Dizgi ve basım ek hizmet olarak alınabilir
Bilimsel etkinliğinizin tüm süreçleri, tek ve bütünleşik bir sistemde
Etkinliğinizin ölçeğini paylaşın; kongrenize uygun lisans teklifini ve gerekiyorsa proforma faturayı üç iş günü içinde iletelim. Dilerseniz önce sistemi ekibinizle birlikte çevrim içi inceleyelim.