Kurulum, eğitim ve etkinlik günü desteği

Tüm veriler Türkiye'de bulunan sunucularda saklanır ve yurt dışına aktarılmaz. Kurumunuz <strong>veri sorumlusu</strong>, KongreSoft ise <strong>veri işleyen</strong> sıfatıyla hareket eder; bu ilişki sözleşmede açıkça tanımlanır. Aydınlatma metni ve açık rıza akışları kayıt formlarına bütünleşik gelir. Talep edilmesi hâlinde KVKK uyum dosyası paylaşılır.

Etkinlik verisi kurumunuza aittir. Sözleşme sonunda katılımcı listeleri, bildiri metinleri, hakem raporları ve finansal kayıtlar açık biçimlerde (Excel, PDF ve gerekirse veri tabanı yedeği) teslim edilir. Sonraki yılların etkinliklerinde kullanmak üzere veri arşivini sistemde tutmayı da tercih edebilirsiniz.

Katılımcı ve hakem arayüzleri Türkçe ve İngilizce olarak sunulur; katılımcı kendi dilini seçer. Uluslararası katılımlı etkinliklerde bildiri gönderim formları, otomatik iletiler, kabul mektupları ve sertifikalar da iki dilli üretilir. Ek dil ihtiyaçları talep üzerine değerlendirilir ve kapsama göre ayrıca fiyatlandırılır.

Sistem, sözleşmenin ardından <strong>aynı gün</strong> etkinleştirilir. Konu alanları, ücret tarifeleri, formlar ve belge şablonlarının yapılandırılması genellikle <strong>bir ilâ üç iş günü</strong> sürer. Etkinlik web sitesi tasarımı ek hizmet olarak alınırsa süre kapsama göre planlanır; tipik olarak bir ilâ iki haftadır. Son başvuru tarihine yakın gelen taleplerde hızlandırılmış kurulum yapılabilir.

Hayır, abonelik değildir. Lisans <strong>tek kongre</strong> için verilir ve etkinliğinizin tüm süreci — kayıt açılışından bildiri kitabının yayımına kadar — bu lisans kapsamındadır. Aylık ödeme, otomatik yenileme veya süre taahhüdü yoktur. Yıl içinde birden fazla etkinlik düzenleyen kurumlar için çerçeve anlaşması yapılabilir ve kurumsal indirim uygulanır.

İki lisans aynı kapsam listesini gösterir; fark, hangi modüllerin etkin olduğudur. <strong>Başlangıç Lisansında Kayıt ve Ödeme modülleri etkindir</strong>: sınırsız katılımcı kaydı, katılımcı verilerinin raporlanması ve SanalPOS ile çevrim içi tahsilat. Bildiri çağrısına çıkılmayan kurs, seminer, çalıştay ve tören türü etkinlikler için tasarlanmıştır; katılımcı sayısında üst sınır yoktur. <strong>Profesyonel Lisansta yedi modülün tamamı etkindir</strong>: kayıt, bildiri, hakem, konaklama, gezi, ödeme ve istatistik; ayrıca öncelikli destek verilir.

Sistem çalışmayı durdurmaz ve hiçbir kayıt kaybolmaz. Yalnızca <strong>iki lisans arasındaki farkı</strong> ödeyerek Profesyonel Lisansa geçersiniz; Bildiri ve Hakem Modülleri aynı gün etkinleştirilir. Mevcut katılımcı kayıtları, ödeme bilgileri ve raporlar olduğu gibi taşınır. Katılımcı sayısında her iki lisansta da üst sınır bulunmadığı için kayıt tarafında bir kesinti yaşanmaz.

Web sitesindeki tüm güncellemeler <strong>ekibimizce</strong> yapılır; düzenleme kurulunun ileteceği bilgiler doğrultusunda kurul üyeleri, önemli tarihler, bilimsel program, kayıt ücretleri, duyurular ve sponsor logoları güncellenir. Yayın sonrasındaki olağan bilgi güncellemeleri hizmet kapsamındadır. Kapsamlı tasarım değişikliği veya yeni bölüm gibi talepler ise işin niteliğine göre ayrıca değerlendirilir; işe başlanmadan önce kapsam ve ücret <strong>yazılı teklifle</strong> bildirilir ve onayınız alınır.

<strong>Hazır Tasarımda</strong> üç şablondan biri seçilir ve kurumsal renkleriniz ile logonuz uygulanarak yayına alınır; altı sayfalık yapı sabittir. <strong>Özel Tasarımda</strong> yerleşim, bölümler ve görsel dil kongrenizin kimliğine göre sıfırdan kurgulanır: keşif görüşmesi yapılır, iki tasarım yönü sunulur, sayfa sayısında sınır yoktur ve geri sayım, sponsor şeridi, galeri gibi özel bölümler eklenebilir. Her iki seçenekte de alan adı, barındırma, SSL sertifikası, kurulum ve etkinlik sonrası on iki aylık arşiv yayını dâhildir. Ücretler; ön görüşmede belirlenen ihtiyaçlara, planlanan revizyonlara ve içerik hacmine göre her etkinlik için özel olarak belirlenir ve yazılı teklifle bildirilir.

Hayır. Fiyatlandırma sayfasında belirtilen tutarlara <strong>KDV dâhil değildir</strong>; fatura düzenlenirken yürürlükteki oran üzerinden ayrıca eklenir. Proforma faturada hem KDV hariç tutar hem de KDV dâhil toplam ayrı satırlar hâlinde gösterilir, böylece kurumunuzun bütçe kalemi doğru tutarla açılabilir.

Kredi veya banka kartı, banka havalesi ve proforma faturaya dayalı ödeme kabul edilir. Üniversiteler ve kamu kurumları için <strong>proforma fatura, teknik teklif dosyası, sözleşme ve e-fatura</strong> desteği verilir; bu belgeler talebinizin ardından aynı gün hazırlanır. Döner sermaye, BAP ve proje bütçesinden ödeme yapan kurumlarla düzenli olarak çalışılmaktadır.

Bildiri sistemlerinde trafiğin büyük bölümü son kırk sekiz saatte oluşur. Altyapı bu senaryoya göre ölçeklendirilir ve her etkinlik öncesinde yük sınaması yapılır. Kurumsal hizmet düzeyi taahhüdümüz kapsamında yüzde 99,9 çalışma süresi ve kritik dönemlerde öncelikli izleme sağlanır; Profesyonel Lisans sahiplerine öncelikli destek verilir.

E-posta, WhatsApp ve telefon desteği hafta içi 09.00 – 18.00 saatleri arasında verilir. Kurumsal müşteriler için öncelikli hat, atanmış müşteri temsilcisi ve etkinlik günlerinde genişletilmiş destek saatleri sağlanır.

Standart kurulum, tarafımızca Türkiye'de barındırılan altyapı üzerindedir. Kurum içi barındırma (yerinde kurulum) talepleri Profesyonel Lisans kapsamında ayrıca değerlendirilir; bu durumda sunucu gereksinimleri, bakım sorumluluğu ve güncelleme takvimi sözleşmede tanımlanır.